POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

DIVAC S.A.S.

OBJETIVO

La presente Política establece los lineamientos bajo los cuales DIVAC S.A.S. realiza la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, rectificación, supresión y, en general, cualquier tratamiento de datos personales, garantizando el derecho constitucional al habeas data.

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

Razón social: DIVAC S.A.S.
Nombre comercial: DIVAC
Domicilio: MANIZALES Colombia
Correo electrónico: gerenciacomercial@divacinternational.com
Sitio web: www.divacinternational.com

DIVAC actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados en desarrollo de su objeto social.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

Esta política aplica a:

Clientes y consumidores finales
Distribuidores y aliados comerciales
Proveedores
Empleados, contratistas y candidatos
Usuarios del sitio web y redes sociales

Cubre el tratamiento de datos recolectados a través de medios físicos, digitales, telefónicos y electrónicos.

MARCO LEGAL

La presente política se fundamenta en:

Constitución Política de Colombia (Art. 15 y 20)
Ley 1581 de 2012
Decreto 1377 de 2013
Ley 1266 de 2008 (cuando aplique información financiera)
Demás normas complementarias y reglamentarias

DEFINICIONES RELEVANTES

Se aplican las definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012:

Dato personal
Dato sensible
Titular
Responsable del tratamiento
Encargado del tratamiento
Tratamiento
Transferencia y transmisión
Autorización

En caso de tratamiento de datos biométricos (huella digital o grabaciones de video en instalaciones físicas), estos serán considerados datos sensibles y recibirán protección reforzada.

PRINCIPIOS RECTORES

DIVAC aplicará los principios de:

Legalidad
Finalidad
Libertad
Veracidad o calidad
Transparencia
Acceso y circulación restringida
Seguridad
Confidencialidad

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

DIVAC solicitará autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de datos personales, la cual podrá constar en:

Formularios físicos
Casillas de aceptación digital
Contratos
Grabaciones telefónicas
Mensajes electrónicos

La autorización podrá ser revocada en cualquier momento, salvo que exista deber legal o contractual que impida su eliminación.

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

8.1 Clientes y Consumidores

Procesar pedidos y entregas de suplementos dietarios.
Gestionar facturación y pagos.
Enviar información comercial, promociones y campañas de marketing.
Realizar estudios estadísticos y análisis de mercado.
Gestionar servicio al cliente, PQR.
Cumplir obligaciones legales y regulatorias.
Verificar identidad.
Gestionar programas de fidelización y descuentos.
Atender requerimientos de autoridades.

8.2 Distribuidores y Aliados Comerciales

Formalizar relaciones comerciales.
Gestionar pedidos mayoristas.
Evaluar desempeño comercial.
Ejecutar campañas conjuntas de marketing.
Realizar estudios de cartera y comportamiento financiero.
Cumplir obligaciones tributarias y contractuales.

8.3 Proveedores

Evaluación y selección.
Gestión contractual y pagos.
Control contable y tributario.
Cumplimiento de obligaciones legales.

8.4 Empleados y Candidatos

Procesos de selección.
Gestión laboral, nómina y seguridad social.
Control de acceso a instalaciones.
Evaluaciones de desempeño.
Cumplimiento normativo laboral.

DATOS SENSIBLES

El tratamiento de datos sensibles está prohibido salvo en los casos autorizados por la ley.

Cuando DIVAC requiera datos sensibles (por ejemplo, información de salud relacionada con reportes de efectos adversos), informará claramente:

Que se trata de un dato sensible.
La finalidad específica.
El derecho del titular a no suministrarlo.

DATOS DE MENORES

DIVAC no realiza tratamiento de datos personales de menores de edad salvo autorización expresa del representante legal y siempre respetando el interés superior del menor.

CANALES DE RECOLECCIÓN

DIVAC podrá recolectar datos a través de:

Sitio web oficial
Plataforma e-commerce
Formularios físicos
WhatsApp empresarial
Redes sociales
Correo electrónico corporativo
Sistemas contables y facturación
Plataformas de envío
Cámaras de seguridad en instalaciones

DERECHOS DEL TITULAR

El titular podrá:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
Solicitar prueba de autorización.
Revocar autorización.
Solicitar supresión.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Acceder gratuitamente a sus datos.

PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

Las solicitudes deberán contener:

Nombre completo.
Documento de identidad.
Descripción clara de la solicitud.
Medio de respuesta.

📧 Correo: servicioalcliente@divacinternational.com

Consultas: se responderán en máximo 10 días hábiles.
Reclamos: se resolverán en máximo 15 días hábiles.

Si la solicitud está incompleta, se requerirá información adicional dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.

SUPRESIÓN Y REVOCATORIA

Procederá cuando:

Los datos no sean necesarios para la finalidad.
Se haya revocado la autorización.
No exista obligación legal de conservación.

DIVAC podrá negar la supresión cuando exista deber legal, contractual o fiscal.

MEDIDAS DE SEGURIDAD

DIVAC implementa:

Protocolos de acceso restringido.
Cláusulas de confidencialidad contractual.
Control de permisos según rol.
Sistemas tecnológicos con autenticación segura.
Políticas internas de protección de información.

TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN

Cuando sea necesario compartir datos con:

Pasarelas de pago.
Empresas transportadoras.
Plataformas tecnológicas.
Autoridades competentes.

Se garantizará el cumplimiento de la normativa vigente y acuerdos de confidencialidad.

VIGENCIA

La presente política rige desde su publicación y estará vigente de manera indefinida o hasta su modificación.

Las bases de datos se conservarán mientras exista obligación legal o contractual que lo justifique.